Mesmo assim, é muito comum vermos instituições de ensino que não ligam para essa etapa da prestação de serviços, e consequentemente saem prejudicadas. Existe uma pesquisa feita pela ANGC- Agência Nacional de Gestores de Contratos que afirma que 90% dos CEOs do Brasil não possuem uma política eficiente sobre a gestão de contratos. Isso traz muitos problemas, o maior deles é que afeta o relacionamento da IES com a comunidade escolar!
Por isso, separei 4 dicas importantes para que seja feita uma gestão de contratos eficiente. Confira!
O que iremos aprender neste artigo?
- O que é gestão de contratos.
- Por que ela é importante para minha instituição de ensino.
- Quais as clausulas contratuais importantes e onde a LGPD se encontra no meu contrato.
- Como melhorar a minha gestão de contratos.
- Por que implementar o software de gestão educacional Jacad.
O que é Gestão de Contratos?
Gestão de contratos nada mais é do que o conjunto de etapas que fazem parte do ciclo de vida dos contratos assinados por uma IES. Inicia-se esse ciclo com a elaboração de um documento(contrato) que é feito logo após a aprovação do vestibular e no ato da matrícula, juntamente com a negociação das suas cláusulas e continua com as revisões do mesmo dentro do período de vigência até o seu armazenamento, e se conclui com a renovação ou o encerramento do mesmo.
Deve-se destacar que, as principais normas que regulamentam a prestação de serviço educacional são o art. 206, inciso III, da Constituição Federal, a Lei nº 9.394/1996 (Lei de Diretrizes e Bases da Educação) e a Lei nº 9.870/1999 (dispõe sobre o valor total das anuidades escolares e dá outras providências).
Se essas etapas estiverem todas bem definidas, a boa gestão agiliza todos esses ciclos do contrato, e espera-se de ambas as partes, a agilidade e transparência. O maior problema é que são diversos fatores que dificultam para que esse processo ocorra de forma transparente!
O maior e mais preocupante desses fatores é a falta de automatização dos processos pois hoje em dia são muitas as instituições que ainda lidam com uma grande quantidade de papel e ainda mais arquivos mortos que se perduram por anos, dificultando ainda mais e aumentando a desorganização e o risco de perda de documentos!
Por que ela é importante para minha instituição de ensino?
Na verdade, isso se torna uma obrigação de todas as instituições de ensino, afinal a mesma precisa fazer a elaboração destes contratos para concretizar a matrícula e a rematrícula dos alunos e também fazer o armazenamento destes documentos quando os mesmos foram assinados, não é mesmo?
Neste caso, você precisa entender por que é importante digitalizar a gestão desses contratos. Por que hoje em dia não realizamos quase nada sem o uso da tecnologia, e por que não alinhar ela com sua gestão de contratos? Hoje em dia é possível resolver todas as etapas do ciclo de vida dos contratos dentro do ambiente digital. Olha só esses motivos que separei para você entender como a gestão de contratos automatizada vai ajudar muito a sua IES:
- Você encontrará os documentos com maior facilidade! Pois quando sua equipe administrativa ou financeira precisar encontrar um contrato, basta ela pesquisar o documento usando palavras-chave ou códigos específicos dentro do seu banco de dados. Prático demais, não?
- Você vai economizar muito dinheiro reduzindo os custos com papel e impressão, por que afinal sua ies vai estar utilizando somente um ambiente virtual para isso!
- Usar a tecnologia para digitalização de assinaturas é um recurso que está sendo utilizado em diversas instituições de ensino, de forma jurídica e legal!
Quais as clausulas contratuais importantes e onde a LGPD se encontra no meu contrato.
As clausulas contratuais compõem todo o conteúdo do contrato e são determinações estabelecidas para serem seguidas por ambas as partes envolvidas no contrato. Existem 5 clausulas essenciais para que você esteja protegido perante a lei, elas são:
- Clausula do objeto: Trata-se de uma clausula de grande importância, por descrever as relações e trocas a serem estabelecidas e feitas, ou seja, ela visa deixar de forma clara quais serão as condições de efetuação de matrícula, descrevendo o que será oferecido pela IES dentro do curso escolhido e suas atribuições.
- Cláusula de Pagamento: Mesmo que seu nome seja auto explicativo, pode também incluir algumas questões importantes e validas a fim de obter uma clausula completa e sem lacunas. Dentro dessa clausula deverá estar claro qual será o valor total envolvido referente ao curso, a forma de pagamento, e se o mesmo será parcelado( de forma comum, são gerados boletos com a mensalidade, isso também precisa estar exposto no contrato) é necessário que as parcelas tenham o valor explicito nesta clausula e bem como, a data de pagamento em cada mês. Não deve esquecer-se que essa clausula necessita da mora ter as multas e/ou juros de atrasos para pagamento fora do prazo, bem como descontos e descrição de programas de auxilio estudantil.
- Clausula de direito e deveres: Essa clausula visa determinar o que cada parte pode exigir perante a outra, o que é muito importante para deixar de forma clara o que a IES terá direito e dever bem como o aluno.
- Clausula de rescisão contratual: A clausula de rescisão contratual deve descrever quais serão as medidas tomadas pela IES em caso de descumprimento de alguma obrigação do aluno após a assinatura do contrato, como cancelar a matricula no meio do período letivo. Deve prever qual será a multa para o mesmo caso haja quebra contratual.
- Cláusula da LGPD: Como foi publicada a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) em 2018, é de suma importância constar entre as clausulas, uma voltada para a LGPD, principalmente por que para gerar esse contrato de matrícula, usar fotos dos alunos, você irá usar e acessar dados pessoais dos mesmos. O maior objetivo desta clausula é o consentimento e expor com clareza qual será a finalidade que a IES terá com a coleta e o uso destes dados pessoais, bem como quem proverá de acesso a essas informações e deixando claro quais cuidados serão tomados a fim de evitar qualquer comprometimento desses dados.Não deverá ser citado de forma ampla ou resumida que a instituição está em conformidade com a LGPD! Pois a lei quer saber para qual finalidade você utilizará os dados daquele aluno, e ausentar detalhes pode colocar a sua IES em risco. Situações como, tirar fotos dos alunos e publicar nas redes sociais, exportar listas de e-mails e compartilhar com outras empresas parceiras, os dados serem compartilhados com outros softwares como de catracas ou até as carteirinhas estudantis… A sua IES precisa deixar de forma clara no contrato que vai fazer isso e para qual finalidade. Vou deixar um exemplo de como pode fazer isso, confira:
“Exemplo: PROTENÇÃO AOS DADOS PESSOAIS – Cláusula “X” – A Contratada, ciente dos procedimentos determinados pela Lei no 13.709/2018, que trata da proteção geral aos dados pessoais, DECLARA, ao ora Contratante e demais pessoas envolvidas, no presente contrato, sua conscientização das consequências advindas no trato de informações pessoais a terceiros, e que somente com autorização, por escrito, do responsável pedagógico do aluno e/ou seus pais, poderão ser repassados, a terceiros, os dados armazenados no sistema interno da Contratada. Parágrafo 1o. O Contratante autoriza o tratamento dos dados pessoais, inclusive os dados pessoais sensíveis, nos termos da Lei Geral de Proteção de Dados, informados por ocasião da matrícula, inclusive a transmissão aos órgãos públicos de Educação (Municipal, Estadual ou Federal), segundo a exigência legal que a Contratada deve cumprir junto a esses órgãos, bem como ao INEP – Instituto Nacional de Estudos e Pesquisas Educacionais, quando este solicitar suas informações, para fins estatísticos.”
Este é somente um exemplo sugestivo, podendo não abranger situações especificas para sua IES. Recomendamos que procure o aconselhamento de um advogado especializado para a devida adequação á realidade da escola.
Como melhorar a minha Gestão de contratos?
Chegou a hora de saber quais são as 4 dicas que eu tenho para te dar que irá melhorar o seu fluxo de gestão de contratos, dê uma olhada:
- Separe uma equipe para a elaboração e a gestão de contratos.
Mesmo com a tecnologia ao nosso favor, nada seríamos sem nossos colaboradores que auxiliam e utilizam as mesmas. Investir em uma equipe que com o auxílio da tecnologia irá gerir o ciclo de vida desses contratos é essencial, pois os mesmos demandam de um acompanhamento frequente da IES, principalmente quando se tratam dos prazos e ajustes solicitados por alguma das partes. Isso se torna mais seguro, do modo humano.
- Automatize partes do seu processo com o auxílio de um software educacional.
Bom, desde o começo do conteúdo você já deve ter entendido que a gestão tradicional de contratos envolver muitos processos que geralmente são feitos de forma manual e que tendem a sugar mais tempo da sua equipe administrativa, fora que fazendo isso você tem o aumento de risco de erros humanos em um processo muito delicado e complicado, certo?
Como nós temos conhecimento dos diversos problemas ao ter uma gestão de contratos de forma manual, e agora, você também, nossa recomendação é que você contrate um software de gestão educacional, afinal. Essa tecnologia é capaz de armazenar e organizar de forma totalmente segura esses contratos.
Um bom sistema de gestão vai integrar todas as áreas envolvidas na organização da sua IES. Isso significa que, além da gestão de contratos, você ainda vai poder automatizar as outras atividades administrativas, acadêmicas e financeiras da sua instituição de ensino. Facilitaria muito sua gestão, você não acha?
Fora que a sua equipe que é responsável por esse processo terá mais facilidade em armazenar e encontrar esses mesmos documentos sempre que for necessário.
- Use a assinatura digital ao seu favor.
A assinatura digital, comumente conhecida como assinatura eletrônica, é um instrumento que garante a autenticação jurídica de um contrato assinado em um ambiente digital. Então, se você pensa em automatizar a sua gestão de contratos para sua IES, essa é uma ferramenta fundamental!
- Treine sua equipe!
Pode parecer algo simples, mas é a etapa mais importante do processo. Pois orientar a sua equipe sobre como fazer a gestão correta dos contratos é fundamental, pode ser até necessário tirar um período para a adaptação dos responsáveis por esse processo para que eles ganhem familiaridade com o uso das novas tecnologias. Contratando o software de gestão educacional, os seus colaboradores precisam entender como o sistema como um todo está integrado á gestão de contratos.
Por que implementar o software de gestão educacional Jacad irá facilitar a sua IES?
Durante o texto eu lhe expliquei por que a gestão de contratos deve ser uma propriedade para a sua IES, afinal, quanto mais automatizada ela for, menor serão as chances de perdas e erros dentro dessa gestão. É aí que o Jacad entra e faz história!
O Jacad é um software de gestão acadêmica, administrativa e financeira especialista que integra todas as funcionalidades para fazer o acompanhamento das rotinas burocráticas da sua instituição e ainda traz funcionalidades para a jornada acadêmica de cada aluno.
O Jacad traz uma visão 360° de todos os aspectos da sua IES na parte administrativa, tudo que precisa você consegue por ele.
Na gestão financeira do Jacad, os gestores têm acesso a diversas informações sobre o faturamento, nota fiscal, alunos inadimplentes e muitos outros!!
Mas o Jacad possui recurso de aceite de contrato? Como ele funciona?
Sim ele possui! Esse recurso é válido desde que a Instituição insira uma cláusula no contrato que assegurará o resguardo da mesma, geralmente esse recurso é utilizado por instituições que ainda não possuem um fluxo muito grande de matrículas, por isso para IES com um grande fluxo de matrícula/rematrícula o Jacad tem integração com a plataforma Autentique!
Opa, Autentique! Como assim?
O Autentique é uma plataforma para assinatura de documentos de forma digital.
Você pode criar um documento eletronicamente e assiná-lo, ou indicar as pessoas que deverão fazer a assinatura. O Autentique, então, realizará a coleta das assinaturas automaticamente. O que é um grande facilitador para a assinatura dos contratos, funciona da seguinte forma:
Dentro de nossa plataforma e-Course, a sua IES poderá configurar para o aluno dar o aceite de contrato através do botão “Aceite de Contrato” por isso é importante que a IES esteja resguardada em contrato que ao clicar naquele botão, o aluno é ciente do aceite de contrato.
Com a configuração da plataforma Autentique o aluno receberá um e-mail aonde consta para ele assinar de forma digital esse contrato, no momento de assinatura ele valida o código de API, data, hora e etc…
Através da integração com o Autentique, após a assinatura do matriculando, o Jacad já identifica o contrato como válido, e ele se torna oficialmente um aluno.
(Tela de assinatura digital dentro do Jacad)
(Configuração de entrega de contrato dentro do Jacad)
Poderia ficar o dia inteiro lhe contando as vantagens que o software de gestão educacional Jacad traz para sua IES, mas você com certeza conseguiu compreender as diversas vantagens que a gestão de contratos tem para sua instituição, ainda mais utilizando o Jacad.
Se ainda tem alguma dúvida de como podemos auxiliar na sua gestão institucional, clica no link abaixo e um de nossos consultores entrará em contato!
