Qual a instituição de ensino que não quer crescer e se destacar no mercado de educação, mostrando que seu ensino é um diferencial e de qualidade? Para isso basta ter organização e disciplina dentro da própria instituição, e aí que vem a importância de um ERP educacional – um sistema de gestão.
Integrar a tecnologia para a instituição de ensino pode trazer algumas vantagens, impulsionando não somente para o mercado, mas também manter uma organização e otimização de tempo entre a equipe.
Veja nesse post as vantagens e como você deve escolher o melhor sistema de gestão que atenda às necessidades da sua escola ou faculdade.
O que é um software de gestão acadêmica?
ERP é a sigla de Enterprise Resource Planning que significa Planejamento de Recursos Empresariais. Esse modelo de software contribui para automatizar atividades e tornar mais eficiente a gestão de uma empresa.
A ferramenta de gestão aponta para o objetivo de quem a contrata, para melhorar as operações da empresa e torna-la mais competitiva no mercado, e então aumentar o lucro.
Um ERP Educacional segue para um objetivo um pouco diferente dos demais, além de controlar finanças, acompanhar contratos e centralizar os registros de alunos e professores, o software de gestão educacional deverá ser responsável também por:
– Integrar todos os departamentos da instituição de ensino;
– Trazer comodidade para seus alunos e responsáveis e liberar as burocracias e preenchimento de diversos formulários;
– Permitir que diretores foquem em questões estratégicas, como a definição de novas metodologias, e a rotina da instituição sobre responsabilidade da tecnologia.
O software de gestão acadêmica, vai otimizar o tempo das atividades dos funcionários da instituição de ensino, trazendo mais tempo para dedicar-se a trazer mais criatividade, estratégias, e valores para uma gestão mais sustentável.
Porém, a escolha de um ERP Educacional inadequado, pode trazer problemas para a instituição de ensino.
Qual a importância de um software de gestão acadêmica?
Um grande diferencial de um sistema de gestão acadêmica, é que ele pode integrar todos os setores da instituição, tornando uma rotina mais eficiente para a experiência de todos.
O sistema será responsável por integrar a secretaria com as rotinas da sala de aula, facilitando o lançamento de notas, por exemplo. Ajuda na integração entre a escola e a família, ou a instituição e a comunidade, ao oferecer portais de comunicação para alunos e responsáveis.
Veja mais pontos importantes que um bom e completo software de gestão pode trazer para a sua instituição de ensino:
1 – Diminuição de processos burocráticos
Um ERP educacional pode diminuir em até 60% o tempo gasto em atividades diárias da secretaria. Essa otimização acontece por integrar processos que são totalmente eletrônicos e que substitui o retrabalho e digitações que são comuns aos métodos de registro em formulários e documentos físicos.
O sistema também apoia automações de recebimentos de documentos, emite alertas de pendências de alunos, sejam elas de vencimentos ou outras.
Auxilia os processos de matrícula e rematrícula, podendo através do portal onde o aluno tem acesso, realizar todo esse fluxo de forma online e sem sair de casa. Assim como trancamentos e transferências de alunos, fornecendo indicadores de desempenho para avaliações institucionais.
O ERP fornece uma visão 360° da instituição de ensino, facilitando a interação dos professores, alunos e secretaria. Gera experiências acadêmicas alinhadas com o comportamento da instituição, dando espaço para criar novas possibilidades e estratégias para o ensino.
2 – Processos e documentações automatizadas
Ter processos mais efetivos e padronizados, garante mais agilidade e estabelece um maior nível de qualidade para os atendimentos realizados na instituição de ensino.
Um software de gestão automatiza boa parte dos processos, usando templates de documentos, informações cadastradas e fluxos de trabalho padronizados, para eliminar atividades realizadas manualmente e prevenir erros humanos por algum desatento no processo da atividade.
Com a utilização de um sistema, os professores e a instituição podem se comunicar mais facilmente com os alunos ou responsáveis, como por exemplo, disponibilizar online as notas e frequências, atividades, diário de frequências, entre outros fluxos.
Toda essa otimização de tempo que um bom sistema traz, faz com que professores e gestores, possam se dedicar a melhorar seus métodos de ensino, trazendo novas estratégias de metodologias inovadoras, aumentando a qualidade para a instituição de ensino.
Quais as vantagens de um software de gestão acadêmica?
Uma das grandes vantagens de integrar um software acadêmico na instituição de ensino é a redução de custos, principalmente quando possui um sistema completo que atende a todas as necessidades da Instituição sem necessidade de integrações.
Por ser possível utilizar um sistema para realizar diversas automações, a otimização de tempo vem como grande aliado da redução de custos, pois o time de colaboradores poderá exercer mais atividades e responsabilidades dentro da instituição, aumentando sua produtividade.
Outra grande vantagem é a captação de alunos, pois através de softwares de gestão, é possível estreitar a relação entre instituição e aluno ou instituição e pais ou responsáveis. Com processos digitais que proporcionam um ambiente acadêmico profissional.
Um resultado natural que se obtém com essa aproximação, é que os pais e os alunos tornarão promotores da instituição e funcionarão como meio gratuitos de publicidade e captação de novos candidatos. E consequentemente, os alunos que estão satisfeitos com a Instituição dificilmente trocarão de escola, colégio ou faculdade.
A coleta e análise de dados da instituição se torna mais fácil e clara com um sistema de gestão, e isso auxilia os colaboradores a fazer comparativos, indicadores, e tratar de outras estratégias para melhorar algum segmento se necessário.
Sem contar que cada setor poderá visualizar seus resultados separadamente dos demais, e analisar junto a sua equipe, seu desempenho e indicadores.
Como escolher um software de gestão que seja adequado a sua Instituição de Ensino?
Primeiro de tudo identifique as necessidades e potenciais oportunidades da sua Instituição de Ensino, para isso, utilize o dia a dia da sua gestão, para determinar quais os resultados que se espera na contratação de um sistema de gestão.
Com essa identificação faça uma lista com as prioridades das funcionalidades, assim fica mais simples identificar se o fornecedor do sistema vai atender da melhor forma que a sua instituição precisa. Nesse momento, converse com o TI pois eles podem citar critérios técnicos a serem considerados, principalmente no quesito de integrações e segurança do sistema.
Procure fornecedores qualificados, considerando a experiência de mercado no segmento educacional, avalie os possíveis problemas e sucessos apresentados em outras integrações, observe a competência técnica e a agilidade da equipe de suporte.
A melhor forma de identificar é agendando demonstração do sistema com a equipe de tecnologia, conversando com os clientes da empresa, se possuem um bom feedback quanto ao suporte.
E uma das principais etapas é avaliar os custos, pois é um grande influenciador na decisão de compra. Mas essa é a última etapa do processo, primeiro você precisa da comprovação dos resultados desse fornecedor.
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