O Diploma Digital é um projeto iniciado pelo MEC em 2018 que visa diminuir os custos e agilizar o processo de emissão de Diplomas nas Instituições.
Essa nova tecnologia traz além da agilidade, a modernização de processos dentro da Instituição, e a otimização de tempo em uma atividade que antes levava muito tempo e burocratização.
Nesse artigo, vamos falar do que se trata o Diploma digital, suas regulamentações e como a sua Instituição de Ensino deve se adequar as regras de obrigatoriedade dessa tecnologia.
O que é o Diploma Digital e para que ele serve?
O Diploma Digital é uma versão online do diploma impresso, ele tem as mesmas características e autenticidade do físico. E isso somente é possível graças as normas de Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP – Brasil).
De acordo com o MEC, o diploma digital serve para simplificar o processo de emissão e acesso da pessoa, instituição e do próprio ministério para o documento.
Com isso, a Instituição pode otimizar o seu tempo com as emissões dando abertura para outras atividades, e modernizar seus processos.
Além disso, a emissão de forma online o armazenamento desse documento evita fraudes e falsificação.
Como funciona o Diploma Digital?
No momento, as IES precisam se adequar as diretrizes da portaria 554, e as especificidades técnicas para a emissão e registro do documento.
Existem dois pontos que chamam a atenção, o carimbo de tempo e a assinatura com certificado digital.
O carimbo foi determinado pela ICP-Brasil, que declara a criação do documento seja em um horário e data predeterminado no horário oficial de Brasília.
E a assinatura é um certificado digital que deve ser emitido pelo mesmo órgão, e deve vir acompanhada junto a tecnologia de emissão para que não haja a presença física dos envolvidos no processo. O certificado digital funciona como uma identidade virtual, e sua autenticidade é garantida por criptografia.
Quais são os prazos do Diploma Digital estipulados pelo MEC?
O Diploma Digital foi instituído em 2018, pela portaria 330 e foi a primeira etapa para a digitalização desse documento.
Em 2019 foi publicada a portaria 554, que diz respeito da emissão dos diplomas para as graduações de forma totalmente online. E então foi definido que em 24 meses as IES precisavam implantar esse novo método.
De acordo com o MEC os próximos passos desse processo são:
- Até dezembro de 2021 as instituições de ensino precisam estar adequadas no quesito de tecnologia, sistema e processos para a emissão dos Diplomas Digitais.
- A partir de 2022, todas as IES do Brasil devem emitir o Diploma Digital para os formandos de cursos de graduação.
Sendo assim, 2021 e 2022 serão os anos em que a educação superior vai dar um grande passo quanto a tecnologia, otimização de tempo e modernização nos processos das IES.
Principais vantagens do Diploma Digital
O Diploma Digital vem como um grande passo para sua IES se adequar as novas tecnologias, entrando de vez nessa transformação digital. Além disso, a regulamentação traz a facilidade de acesso do documento para os alunos recém formados.
Através dos benefícios, veja a importância dessa nova tecnologia em estar de acordo com as diretrizes técnicas o quanto antes.
Redução de Custos
Sem a necessidade de impressão do documento, reduz significativamente os custos com papel, já que a impressão desse documento precisa ser de alta qualidade.
Levando esse quesito em consideração, as IES podem cobrar para realizar a impressão do documento ao solicitante, sendo uma opção a mais para lucrar.
Segurança
Com os parâmetros da ICP-Brasil, reduz drasticamente a possibilidade de farsas e falsificação do documento.
Facilidade
Com o Diploma Digital, o tempo de emissão pode diminuir de 120 dias a 15 dias, segundo o MEC.
Um ganho tanto para o aluno quanto para a IES, que vai depender de menos esforço operacional para esse processo.
Custos
Segundo o MEC, o Diploma Digital pode gerar uma economia de R$50 milhões, levando em consideração apenas os dados de Instituições Públicas.
Imagine o quanto pode ser economizado dentro de uma instituição privada de ensino.
Como se adequar às novas determinações do MEC?
É preciso de adequar às diretrizes técnicas dentro do processo de compliance com a legislação.
Destacamos os principais pontos:
- Certificado digital eletrônico
Cada Diploma Digital precisa ter uma assinatura digitalmente reconhecida e um carimbo de tempo, aprovado pelo ICP-Brasil.
- Estrutura para a validação do diploma
A Instituição de Ensino precisa garantir que o armazenamento deste documento seja seguro e com acesso simplificado que permite a validação do diploma, independente da hora ou local.
Além disso, o diploma digital faz parte do acervo acadêmico da Instituição, e é submetido igualmente à legislação permanente.
- Mudança do padrão visual e formato do arquivo
O Diploma digital deve seguir a mesma legislação que o físico, sendo assim, a representação digital deve ser a mesma. E também deve ser emitido em formato XML.
Validade jurídica do Diploma digital será o mesmo que o físico?
Será possível devido ao certificado digital dado pela ICP-Brasil, pela confiança que identifica virtualmente a pessoa ou a Instituição de Ensino, viabilizando a emissão do certificado.
A assinatura digital possui total autenticidade, integridade, confiabilidade e o não-repudio pela ICP-Brasil. Sendo assim, quem realizou a assinatura não poderá revogar a responsabilidade sobre o seu conteúdo.
Por enquanto o Diploma Digital está somente validado para cursos de graduação, as demais modalidades como pós-graduação, ainda não há previsão que necessite disponibilizar esse versão do documento.
A SWA Sistemas atualmente possui uma estrutura completa para emitir diplomas em seus formatos de XML diretamente para o MEC, e está trazendo até o fim desse semestre, a possibilidade de emitir Diplomas de forma totalmente online, trazendo as normas exigidas pela portaria 554 e toda a legislação do ICP-Brasil.
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