Se você está em conformidade com a legislação tributária, certamente o processo de emissão de Notas Fiscais (NFS-e) faz parte da sua rotina! Agora, o grande detalhe está em como você desempenha essa atividade.
Houve um tempo em que os processos de gestão eram feitos de forma manual, exigindo uma disponibilidade de tempo muito grande de quem o fizesse. Portanto, como parte do processo evolutivo dessas atividades, processos de automação foram desenvolvidos, com o objetivo de otimizar tarefas.
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Muito além da redução do tempo, esses processos de automação contribuem com produtividade e comunicação da equipe, além da redução de fraudes e controle fiscal da empresa.
Pensando nisso, elaboramos esse artigo com as principais informações sobre a automatização na emissão de NFS-e e como o Jacad pode ser a solução ideal nesse processo!
Gestão de notas fiscais na prática
A gestão de notas fiscais garante a conformidade legal e a eficiência administrativa em qualquer empresa. Na prática, esse processo vai desde a emissão até o seu armazenamento e controle.
- Emissão da NFS-e
No Brasil, a nota fiscal eletrônica (NFS-e) é a norma gerada e enviada digitalmente para a Secretaria da Fazenda (SEF). Essa nota, deve conter informações detalhadas como dados do emitente e destinatário, descrição dos produtos ou serviços, valores e impostos.
Neste caso, o processo começa quando uma empresa realiza uma venda ou presta algum tipo de serviço. Essa etapa pode ser realizada manualmente, mas nos casos de grandes empresas e instituições, onde há um grande volume, o processo é mais comum através de sistemas de gestão, neste caso, um ERP educacional.
- Envio e validação
Após a emissão, a NFS-e é enviada ao órgão fiscal competente para validação e autorização. Uma vez autorizada, a nota recebe um número de autorização e um código de barras ou QR Code, que pode ser usado para verificar sua autenticidade, o que evita fraudes.
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A legislação exige que as notas fiscais sejam mantidas por um período mínimo de 5 anos para auditorias fiscais. Por isso, garantir a segurança dos documentos e realizar backups regulares é crucial para evitar a perda de dados.
- Emissão de Notas Fiscais de entrada e saída
Além das notas fiscais de saída, que são emitidas para vendas e prestações de serviços, também é necessário gerenciar as notas fiscais de entrada, que são recebidas de fornecedores. Essas notas devem ser conferidas e registradas para garantir que as informações estejam corretas e que os impostos de entrada, como ICMS, sejam apropriados.
- Eficiência no desempenho
Engana-se quem pensa que a emissão de nota fiscal é uma tarefa isolada. Na verdade, essa é uma atividade que se integra a todos os outros processos operacionais da empresa.
Por essa razão, contar com um sistema de gestão é essencial, pois integra todos os setores e serviços, principalmente relacionados a contabilidade, potencializando a eficiência operacional.
Benefícios de automatizar a gestão de notas fiscais
Automatizar a gestão de notas fiscais traz uma série de benefícios significativos, dentre eles, podemos citar:
Redução de erros – Os sistemas automatizados garantem que os dados sejam preenchidos corretamente, reduzindo a probabilidade de erros humanos, como informações incorretas ou omissões.
Aumento da eficiência – Esse processo acelera o fluxo de trabalho, permitindo que os funcionários se concentrem em tarefas mais estratégicas.
Conformidade fiscal – Os sistemas garantem que todas as notas estejam em conformidade com as regulamentações fiscais vigentes, evitando multas e penalidades devido ao descumprimento das obrigações legais.
Controle e visibilidade – Com a automação, é possível obter relatórios detalhados e em tempo real sobre a gestão de notas fiscais. Isso proporciona uma visão clara do desempenho financeiro e fiscal da empresa.
Integração com outros sistemas – Sistemas automatizados de gestão de notas fiscais podem ser integrados com outras ferramentas de contabilidade e ERP. Isso facilita o fluxo de informações entre diferentes áreas da empresa, como financeiro e contábil, garantindo maior consistência e eficiência nos processos.
Escalabilidade – É possível fazer ajustes no sistema para lidar com o aumento no volume de notas à medida que a empresa cresce. Isso assegura que a gestão continuará sendo eficiente, independentemente do tamanho da empresa ou do volume de transações.
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Como automatizar a gestão de NFS-e?
Para que a emissão de notas fiscais seja feita de forma automatizada, é preciso buscar uma plataforma que ofereça recursos de entrada e saída, que facilitem sua gestão como um todo.
A solução deve receber automaticamente a NFS-e através de sistemas fiscais ou e-mail e executar sua entrada no ERP de acordo com o fluxo da empresa ou instituição.
Gestão de NFS-e com o Jacad
O software do Jacad foi desenvolvido com o objetivo de otimizar os processos de instituições de ensino superior, com o serviço de Gestão Acadêmica. Com esse ERP educacional, é possível executar tarefas variadas, que se integram entre si.
Dentre as soluções apresentadas, está o serviço de Gestão de Notas Fiscais, que favorece a otimização dos fluxos de trabalho, emitindo nota sobre todos os serviços prestados.
Esse processo tem início com a emissão eletrônica das notas, integrando-as diretamente com o sistema Plug Notas, onde elas são registradas automaticamente e monitoradas em tempo real.
O Jacad também realiza a verificação, sem impor limites para o número de notas fiscais que podem ser geradas. Independentemente do volume de transações realizadas, sua empresa cresce e o número de notas fiscais aumenta, contando com a ajuda de um sistema que continua operando de forma eficiente.
Se você quer garantir mais eficiência, segurança e conformidade no processo de gestão de notas fiscais, além de poder contar com uma equipe de suporte técnico disponível para te oferecer o auxílio necessário, o Jacad é a solução que você precisa!
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