O Edoc, é uma ferramenta essencial para a gestão de uma instituição. Nela, você tem acesso às informações como: assinatura digital, armazenamento e versionamento, digitalização de acervos e registro de diplomas. Sobre o Diploma digital, já explicamos o que é, adequações e vantagens.
Quanto ao Registro de diplomas ainda existem algumas dúvidas, vamos esclarecer algumas:
1 – Quantas assinaturas eu preciso ter no total, para ter o meu aluno Diplomado?
São 6 assinaturas no total, sendo:
– 2 assinaturas para o XML de Documentação dos alunos:
IES EMISSORA (e-CNPJ da instituição)
IES REGISTRADORA (e-CNPJ da instituição)
– 4 assinaturas para o XML do Diploma, quem assina:
IES Representante (e-CPF, pessoa que assina o diploma – normalmente o reitor ou diretor)
IES EMISSORA (e-CNPJ da instituição)
Pessoa Física (e-CPF, pessoa responsável pelo diploma que cuida da documentação, normalmente a secretária)
IES REGISTRADORA (e-CNPJ da instituição)
2 – O que é uma IES emissora e IES registradora?
Emissoras: Instituições de ensino que não dispõem de autorização do MEC para registro dos próprios Diplomas e Livro de registro, elas devem encaminhá-los a uma instituição homologada para tal processo, estas instituições precisam de uma liberação do MEC, sendo geralmente Instituições Federais ou Universidades, ou seja, a Faculdade ou Instituição de ensino envia os arquivos XML de registro do diploma para registro externo.
Já com as registradoras o processo é diferente, no entanto, existem dois tipos de registradoras:
IES que registram os seus próprios diplomas/livro de registro, sendo elas:
- Faculdades conceito 5 no MEC e sem nenhuma pendência com o mesmo
- Centros Universitários
IES que registram os diplomas/livro de registro de outras Faculdades e também o seu próprio.
- Instituições do Governo homologadas (ex: Universidades Federais, Estaduais)
- Universidades Privadas
3 – É cobrado por assinatura no diploma? Por quê?
Sim, é cobrado pela empresa homologada pelo MEC por aluno Diplomado.
Este valor por assinatura, é devido ao registro do Carimbo de Tempo, que funciona como uma espécie de “Cartório Online”, confirmando os dados pegos naquela máquina, por aquele usuário e naquele momento, reconhecendo que ocorreu de acordo com os requisitos do MEC.
4 – Os dados do Diplomado são encaminhados automaticamente ao MEC?
O MEC, até o momento (01/12/2021), não dispõe de uma base para envio de dados e controle destas informações, sendo assim, elas ficam centralizadas e sob responsabilidade da Instituição que formou o aluno, caso ela seja uma Instituição Registradora Homologada Pelo MEC.
Onde e o quê fica Registrado?
Após ter sido assinado com o carimbo de tempo, o documento retorna ao nosso sistema com esta assinatura pronta, podendo então ser consultada em nossa tela da Representação do Diploma Digital do aluno (RVDD), que também consta o seu arquivo XML de assinatura do Diploma.
Em um processo de avaliação do MEC, em caso de cobrança, a instituição pode efetuar a emissão dos arquivos XML e comprovar a adequação dos dados.
5 – Eu já tenho um sistema acadêmico, consigo contratar o eDoc?
Sim, você pode! Hoje, nosso eDoc dispõe de uma API (interface de programação de aplicações) com métodos para integração, nos quais sua equipe de TI local ou terceirizada pode acessar e fazer a inserção dos dados em nossa ferramenta.
6 – Eu posso contratar o Diploma Digital sem a Secretaria?
Pode! Como dito acima, dispomos da opção que integra o seu sistema com o nosso pela API de Integração, e com isso, pode ser utilizado apenas o nosso recurso de Diploma. Contudo, o MEC solicitará à Instituição uma etapa que envolve a Secretaria Digital – já que é um pré-requisito conter e apresentar de alguma forma os documentos do aluno.
7 – Qual o prazo de adequações para emissoras e registradoras?
De acordo com a portaria Nº 1001 de 8 de dezembro de 2021, as Instituições de ensino registradoras tem até 31 de Dezembro de 2021 para se adequar ao registro do Diploma Digital, já as emissoras têm até 4 de Abril de 2022.
Veja no vídeo um pouco mais sobre o Diploma Digital:
